Mẫu biên bản nghiệm thu quảng cáo Facebook giúp doanh nghiệp và Agency xác nhận công việc đã thực hiện, ngân sách đã sử dụng, phí dịch vụ và phần còn phải xử lý. Nếu quảng cáo đã chạy nhưng hồ sơ thanh toán vẫn bị trả lại, cần nối số liệu với phạm vi hợp đồng và tài liệu bàn giao, không chỉ bổ sung chữ ký vào một mẫu chung.
Bài này có file Word chỉnh sửa được cho hai trường hợp: doanh nghiệp tự chạy và chỉ thuê tài khoản; hoặc thuê Agency (đơn vị dịch vụ quảng cáo) vận hành. Mẫu dành cho quảng cáo số trên Facebook/Meta, không dùng cho nghiệm thu thi công biển quảng cáo.
Tải mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ quảng cáo Facebook bằng Word
Tải mẫu Word biên bản nghiệm thu quảng cáo Facebook (.docx) — bản 1.0, ngày 28/08/2026. Có thể sửa nội dung, thêm dòng và bổ sung phụ lục theo từng hợp đồng; không cần cung cấp số điện thoại để tải.
Mẫu gồm thông tin các bên và hợp đồng; phạm vi tài khoản/chiến dịch; công việc, tiêu chí và bằng chứng; bảng ngân sách–phí–thanh toán; tài liệu kèm theo; phần tồn đọng và kết luận nghiệm thu. Điền các ô trong ngoặc vuông, bỏ mục không áp dụng và kiểm tra thẩm quyền người ký trước khi sử dụng.
Đây là mẫu tham khảo vận hành, không phải biểu mẫu bắt buộc hoặc xác nhận pháp lý cho mọi giao dịch. Mẫu không thay hóa đơn, chứng từ thanh toán hay kết luận về thuế. Bộ phận mua dịch vụ, kế toán và người phụ trách hợp đồng cần điều chỉnh theo thỏa thuận thực tế.
Chỉ thuê tài khoản và thuê chạy quảng cáo nghiệm thu khác nhau thế nào?
Nghiệm thu theo phần việc nhà cung cấp thực sự nhận làm. Nếu đội marketing của doanh nghiệp tự thiết lập và tối ưu chiến dịch, không tự đưa doanh số hoặc chi phí chuyển đổi vào tiêu chí đánh giá bên chỉ cung cấp hạ tầng tài khoản.
| Phạm vi đã mua | Nội dung cần xác nhận | Bằng chứng phù hợp |
|---|---|---|
| Tài khoản và hạ tầng | Quyền được cấp, kỳ sử dụng, cấp ngân sách, dữ liệu đối soát và hỗ trợ theo thỏa thuận. | Danh sách ID, quyền truy cập, lịch sử cấp ngân sách, báo cáo chi tiêu và ghi nhận sự cố. |
| Vận hành quảng cáo | Phần việc triển khai, nội dung, báo cáo và KPI (chỉ tiêu đánh giá) đã thống nhất trong hợp đồng. | Đầu ra thực tế, dữ liệu nền tảng, nguồn đo chuyển đổi và báo cáo phân tích theo kỳ. |
| Kết hợp cả hai | Tách phần hạ tầng khỏi phần vận hành; ghi trách nhiệm và giá trị từng nhóm. | Phụ lục phạm vi cùng bảng nghiệm thu có từng dòng công việc. |
Doanh nghiệp đã có đội tự chạy có thể đối chiếu phạm vi thuê tài khoản quảng cáo Facebook và đối soát ngân sách. Nếu cần bên ngoài trực tiếp tổ chức, theo dõi và tối ưu chiến dịch, xem dịch vụ tư vấn và vận hành quảng cáo Meta. Hai nhu cầu này cần đầu ra nghiệm thu khác nhau.
Cách điền biên bản nghiệm thu quảng cáo Facebook theo kỳ
Điền theo thứ tự: phạm vi hợp đồng, dữ liệu tài khoản, kết quả công việc, đối soát tiền và kết luận. Mỗi thông tin được xác nhận cần dẫn về một tài liệu hoặc nguồn dữ liệu kiểm tra được.
Đối chiếu phạm vi trước khi điền kết quả
Ghi đúng pháp nhân, số hợp đồng, phụ lục và kỳ nghiệm thu. Dẫn từng hạng mục về phần việc đã được phê duyệt; công việc bổ sung cần có căn cứ xác nhận riêng. Nếu hợp đồng chưa rõ trách nhiệm, hãy rà lại mẫu hợp đồng dịch vụ quảng cáo và phụ lục phạm vi trước khi chốt tiêu chí.
Ghi ID tài khoản, kỳ chạy và nguồn báo cáo
Dùng ID thay vì chỉ tên tài khoản hoặc tên chiến dịch. Ghi ngày bắt đầu, ngày kết thúc, múi giờ, đơn vị tiền tệ và thời điểm xuất dữ liệu. Agency phục vụ nhiều khách cần lập danh sách riêng cho từng pháp nhân; không gửi dữ liệu tài khoản của khách khác trong cùng bộ hồ sơ.
Gắn công việc và chỉ tiêu với bằng chứng kiểm tra được
Với vận hành, ghi chỉ tiêu đã thỏa thuận, kết quả thực tế, nguồn đo và mức hoàn thành. Nếu Ads Manager (Trình quản lý quảng cáo) và CRM (hệ thống quản lý khách hàng) cho số khác nhau, nêu cách ghi nhận chuyển đổi và nguồn được hai bên chọn để nghiệm thu. Không lấy số thuận lợi hơn mà bỏ qua nguồn đã cam kết.
Tách ngân sách, thực chi, phí và số còn phải trả
Tiền đã chuyển, số dư tài khoản và chi tiêu trên Meta không phải cùng một chỉ số. Dùng bảng đối soát chi phí quảng cáo Meta theo kỳ để kiểm tra dữ liệu trước, rồi đưa số đã xác nhận vào biên bản. Ghi rõ khoản đã gồm thuế, khoản chưa gồm thuế và điều chỉnh; tránh cộng cùng một khoản hai lần.
Chọn kết luận đúng với tình trạng thực hiện
Chỉ chọn nghiệm thu toàn bộ khi phần việc trong phạm vi đã được kiểm tra và chấp nhận. Nếu còn thiếu báo cáo, chưa thống nhất số tiền hoặc còn công việc, tách phần được chấp nhận và phần tồn đọng. Mỗi tồn đọng cần có người xử lý, tài liệu cần bổ sung và hạn phản hồi.
Hồ sơ thanh toán dịch vụ quảng cáo gồm những gì?
Lấy danh mục hồ sơ từ hợp đồng và quy trình mua dịch vụ của bên thanh toán. Một bộ hồ sơ tham khảo có thể gồm các nhóm sau:
- Hợp đồng, phụ lục, phê duyệt ngân sách và thay đổi phạm vi nếu có.
- Báo cáo công việc/kết quả, dữ liệu tài khoản và bảng đối soát cùng kỳ.
- Biên bản nghiệm thu thể hiện phần được chấp nhận và phần còn tồn đọng.
- Hóa đơn và chứng từ thanh toán phù hợp giao dịch, cùng dữ liệu cần đối chiếu.
- Đề nghị thanh toán, hồ sơ thanh lý hoặc tài liệu khác nếu hợp đồng/quy trình của bên mua yêu cầu.
Ví dụ, thư mời báo giá Digital Ads quý 1/2026 của Vietcombank nêu hồ sơ thanh toán có hợp đồng, đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu, thanh lý và hóa đơn VAT. Đây là yêu cầu của gói mua dịch vụ cụ thể, không phải danh mục bắt buộc chung hoặc một dự án khách hàng của Lumie.
Nếu thiếu tài liệu từ Meta hoặc chưa nhận hóa đơn của nhà cung cấp, xem cách phân loại và xử lý hồ sơ hóa đơn quảng cáo còn thiếu. Không tự đổi tên biên nhận thành hóa đơn hoặc coi biên bản đã ký là tài liệu thay thế.
Chưa thống nhất số liệu hoặc thiếu hóa đơn thì xử lý thế nào?
Ghi đúng phần thiếu thay vì đánh dấu “đủ hồ sơ” cho kịp thanh toán. Một bảng chi tiêu chưa khớp cần được đối soát; một hóa đơn sai thông tin cần chuyển bên phát hành kiểm tra; một KPI chưa đạt cần xử lý theo tiêu chí và trách nhiệm đã ký. Ba việc này không thể giải quyết bằng cùng một câu xác nhận.
Người phụ trách nên gửi danh sách tồn đọng gồm mã tài khoản, kỳ, số tiền hoặc hạng mục liên quan, bằng chứng đang có và yêu cầu bổ sung. Chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết với người được quyền nhận; không đưa mật khẩu, mã truy cập hoặc thông tin thanh toán đầy đủ vào file.
Agency chưa xác định rõ mình mua đầu vào rồi bán dịch vụ hay chỉ thanh toán theo ủy quyền cần rà đầu vào và trách nhiệm hóa đơn trước khi nhận hợp đồng quảng cáo. Mẫu nghiệm thu không sửa được một mô hình giao dịch chưa được các bên thống nhất.
Câu hỏi về mẫu nghiệm thu quảng cáo Facebook
Nghiệm thu, đối soát, thanh lý và lập hóa đơn có chức năng khác nhau. Khi dùng mẫu, cần phân biệt các bước này để tránh xác nhận vượt quá phần việc đã kiểm tra.
Biên bản đối soát có thay biên bản nghiệm thu không?
Không nên mặc định. Đối soát tập trung vào số liệu và chênh lệch; nghiệm thu xác nhận phần việc được chấp nhận theo phạm vi. Có thể thiết kế tài liệu kết hợp nếu hợp đồng và quy trình hai bên cho phép, nhưng phải thể hiện đầy đủ cả hai chức năng.
Nghiệm thu theo tháng hay sau mỗi chiến dịch?
Chọn theo mốc đã thống nhất trong hợp đồng. Dịch vụ liên tục có thể chia kỳ; chiến dịch có đầu ra riêng có thể có mốc nghiệm thu riêng. Cần xác định rõ kỳ nào, phần nào được chấp nhận để tránh tính lặp cùng một công việc hoặc chi phí.
Ký nghiệm thu có đồng nghĩa thanh lý hợp đồng không?
Không mặc nhiên. Sau nghiệm thu có thể còn công nợ, hoàn tiền, bàn giao tài sản hoặc nghĩa vụ xử lý tồn đọng. Nêu rõ các phần còn tiếp tục và đối chiếu điều khoản thanh lý của hợp đồng.
Có phải đợi ký nghiệm thu mới lập hóa đơn?
Không dùng lịch ký mẫu này để tự quyết định thời điểm lập hóa đơn. Kế toán cần kiểm tra riêng theo giao dịch và quy định áp dụng; lịch kiểm tra nội bộ không phải lý do tự lùi nghĩa vụ hóa đơn.
Chuẩn bị phạm vi và hồ sơ trước kỳ quảng cáo tiếp theo
Nếu mỗi kỳ đều bị trả hồ sơ vì không truy được chi tiêu hoặc thiếu người xác nhận, hãy rà lại cách cấp quyền, phân bổ ngân sách và bàn giao dữ liệu trước khi tiếp tục mở rộng. Khi trao đổi với Lumie, chuẩn bị số tài khoản, bên đang vận hành, luồng thanh toán và danh sách hồ sơ bên mua cần nhận. Các đầu vào này giúp xác định doanh nghiệp cần hạ tầng tài khoản, hỗ trợ đối soát hay cả phạm vi vận hành.