Cách lấy hóa đơn Google Ads phụ thuộc quốc gia thanh toán và cách tài khoản đang trả tiền. Người dùng cần kiểm tra mục Billing, xác định tài liệu được phát hành là hóa đơn, bản sao kê hay biên nhận rồi tải đúng kỳ. Không nên gọi mọi tài liệu trong Google Ads là “hóa đơn VAT”.
Google Ads cung cấp loại chứng từ nào?
Theo hướng dẫn lấy hóa đơn, sao kê hoặc biên nhận của Google, loại tài liệu phụ thuộc thiết lập thanh toán và quốc gia lập hóa đơn. Tài khoản thanh toán tự động hoặc thủ công thường có biên nhận và tài liệu trong Billing. Tài khoản lập hóa đơn hằng tháng có quy trình chứng từ riêng.
| Tài liệu | Chứng minh điều gì | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Hóa đơn | Khoản phí được đơn vị phát hành ghi nhận theo kỳ | Pháp nhân, mã số thuế, kỳ và đơn vị tiền tệ |
| Bản sao kê | Hoạt động ghi nợ, thanh toán và số dư | Kỳ sao kê và tài khoản thanh toán |
| Biên nhận | Một giao dịch thanh toán đã được ghi nhận | Ngày, số tiền và phương thức trả |
Các bước tải chứng từ trong Google Ads
Người có quyền phù hợp mở mục Billing và kiểm tra phần Summary hoặc Documents. Tên mục có thể thay đổi theo giao diện và mô hình thanh toán, nhưng nguyên tắc là chọn đúng tài khoản, đúng kỳ và đúng loại tài liệu trước khi tải.
Chọn tài khoản trước khi tải chứng từ Google Ads
Mã khách hàng, hồ sơ thanh toán, quốc gia thanh toán và tên tài liệu phải khớp trước khi tải. Bước này ngăn việc tải đúng tháng nhưng sai pháp nhân hoặc nhầm biên nhận với hóa đơn.
- Mở đúng tài khoản Google Ads và kiểm tra mã khách hàng.
- Vào Billing, sau đó mở Summary hoặc Documents.
- Chọn tháng hoặc kỳ cần đối soát.
- Mở tài liệu để kiểm tra pháp nhân, số tiền và đơn vị tiền tệ.
- Tải bản gốc và lưu cùng báo cáo chi tiêu của kỳ tương ứng.
Lưu chứng từ Google Ads theo kỳ để đối soát
Tên tệp nên gồm mã khách hàng, kỳ, pháp nhân và loại tài liệu. Trong bộ hồ sơ Lumie bàn giao để đối soát, tệp gốc luôn được ghép với đúng mã khách hàng và báo cáo chi tiêu của cùng kỳ; ảnh chụp màn hình chỉ dùng để chỉ vị trí, không thay chứng từ gốc.
Vì sao không thấy hóa đơn Google Ads?
Không thấy tài liệu thường do chọn sai tài khoản, kỳ chưa kết thúc, thiếu quyền Billing hoặc hồ sơ thanh toán đặt ở quốc gia khác. Tài khoản cũng có thể phát hành loại chứng từ khác với mong đợi. Trước khi yêu cầu kế toán xử lý, hãy lưu mã khách hàng, payment profile, phương thức thanh toán và tên tài liệu đang có.
- Kiểm tra bộ lọc thời gian và kỳ thanh toán.
- Kiểm tra quyền Billing của người đăng nhập.
- Đối chiếu pháp nhân và mã số thuế trong payment profile.
- Không dùng ảnh chụp màn hình thay cho tệp chứng từ gốc.
Hồ sơ nên bàn giao cho kế toán
Một bộ hồ sơ dễ đối soát gồm chứng từ tải từ Google Ads, báo cáo chi tiêu theo tài khoản và bằng chứng thanh toán. Nếu kỳ ghi nhận khác ngày trừ tiền, hãy thêm bảng giải thích chênh lệch. Việc chứng từ có đủ điều kiện kê khai hoặc khấu trừ hay không phụ thuộc giao dịch và quy định áp dụng; kế toán hoặc tư vấn thuế cần kết luận.
Bài này chỉ sở hữu thao tác tìm và tải chứng từ. Nếu doanh nghiệp cần hạn mức theo kỳ, quyền truy cập và hỗ trợ đối soát trong một mô hình dịch vụ, hãy xem điều kiện thuê tài khoản Google Ads Invoice.
Checklist trước khi đóng kỳ quảng cáo
Checklist đóng kỳ cần đối chiếu tổng chi tiêu, tài liệu trong Billing, khoản thanh toán và báo cáo nội bộ. Nếu có nhiều tài khoản, hãy dùng bảng ánh xạ giữa mã khách hàng, pháp nhân và trung tâm chi phí. Cách này giảm nguy cơ đưa nhầm chứng từ cho kế toán.
- Đúng mã khách hàng và pháp nhân.
- Đúng tháng hoặc kỳ lập hóa đơn.
- Số tiền và tiền tệ khớp báo cáo.
- Tệp gốc được lưu cùng bằng chứng thanh toán.
- Chênh lệch đã có người chịu trách nhiệm giải thích.